Traducir un libro usando Kanban.

Hace algunos meses,  mientras varios MVP de Embarcadero charlábamos en Whats App, surgió una propuesta: ¿Y si traducimos al español el libro de “Delphi Programming 4 Beginners”?. De inmediato la propuesta atrajo nuestra atención y comenzaron a surgir algunas ideas de cómo hacerlo, y en ese momento vi la oportunidad de probar la metodología ágil Kanban en un proyecto que no fuera construir software, en un proyecto donde los estados no fueran los típicos: Pendientes, En proceso, pruebas, terminado, ni los roles fueran los que todo desarrollador de software domina.

Traducir un libro nos estaba llevando a un terreno desconocido para todos, un terreno donde nos planteamos construir algo que jamás habíamos hecho y donde la posibilidad del fracaso tenía mucho peso, especialmente por las siguientes razones:

  • Los participantes del proyecto vivimos en localidades geográficas distintas: España, México, Cataluña y Colombia.
  • La existencia de distintas formas de traducir una palabra, como es el caso de loop que en españa se traduce como bucle y en Latinoamérica como ciclo.
  • Los diferentes usos horarios.
  • El trabajo a distancia que podría desmotivar a los participantes.

Como se puede ver, había muchos riesgos de fracaso pero para ser honesto eso me emocionó y hoy afortunadamente puedo decir que tuvimos éxito. ¿Cómo lo logramos? bueno, básicamente seguimos los siguientes pasos:

Definir el proyecto.

Bueno, el primer paso fue el comunicar la visión del proyecto a todos los interesados para de esta manera alinear nuestros esfuerzos hacia el objetivo común y  para ello elaboré dos documentos:

  • El primer documento describe los objetivos del proyecto, los interesados y el tiempo propuesto para terminarlo así como los riesgos que podrían conducirnos la fracaso. De igual forma el documento describe las características que tendría el producto terminado, es decir, los criterios de aceptación.
  • El segundo documento describía el proceso de traducción y la forma en que se consideraría terminado cada bloque de trabajo, es decir, definición de terminado y una descripción de cómo debería realizarse el trabajo.

De manera adicional se estableció una matriz de responsabilidades para que cada miembro del equipo del proyecto tuviera clara su función principal y la función de los demás miembros. Claro que esto no limitó que un traductor ejecutara actividades de revisor, tal y como lo establece el agilismo: equipos multidisciplinarios.

Segmentación del trabajo.

“Entrega el mayor valor posible en el menor tiempo que puedas.” Con esto en mente evalué de qué manera podríamos entregar el mayor valor posible del trabajo de traducir un libro. Me pareció que el asignar a cada miembro del equipo un capítulo era lo más natural, sin embargo, eso habría hecho lento el proceso y tendríamos que haber dedicado entre 4 a 6 semanas para la primera ronda de los capítulos del libro. Así que me pareció más dinámico el segmentar el trabajo por párrafos de un capítulo, ya que ello propiciaría que el equipo estuviera en comunicación constante para dirimir diferencias de traducción o dudas de concepto por lo que me pareció que era la mejor forma de segmentar el trabajo y al mismo tiempo entregar valor, así que para el primer sprint tomé un capítulo y lo dividí en grandes párrafos donde cada párrafo a traducir lo podría tomar cualquiera del equipo de traductores para procesarlo y entregarlo al equipo de revisores (que muchas veces era formado por los mismos traductores) . ¿El resultado? el primer capítulo fue traducido en dos días. A partir de ese sprint segmenté el trabajo por hojas del libro y de esa manera la entrega de valor pasó de un capítulo a varios capítulos.

Ejecución.

Dado que el equipo del proyecto estaba formado por personas de distintos países, con diferentes usos horarios y variadas formas de traducir una palabra decidí que lo mejor era usar un tablero kanban y para ello elegí el software kanboard.  Con kanboard tuve solucionado el tema de las tarjetas del trabajo pendiente a la vista de todo el equipo del proyecto, de igual manera se solucionó el tema de que cada quien podría tomar una tarjeta y ejecutar la traducción o la revisión o integración.

Adicional a kanboard, usamos el método de juicio de expertos para dirimir los debates en torno a los términos a usar en la traducción, y nos apoyamos en google drive para colocar los documentos a la vista de todo el equipo del proyecto tanto para discutir términos, realizar las retrospectivas de cada sprint y colocar los entregables de cada sprint. Con ello, el trabajo, las discusiones y la visión del proyecto así como la descripción del trabajo estuvieron siempre visibles y accesibles para todo el equipo.

Resultado final.

Durante la ejecución del proyecto, todos los que participamos aprendimos mucho sobre trabajar en equipo, ayudar a los que se retrasaban, debatir y tomar una decisión consensuada y sobre todo aprendimos a trabajar a distancia bajo la metodología kanban.

El proyecto estaba pensado para ejecutarse en siete meses y solo nos tomó cuatro meses en los que nos mantuvimos entregando valor representado en capítulos traducidos y revisados. Considero que el mayor éxito de este proyecto fue lograr trabajar unidos y en comunicación constante a pesar de la distancia. Por ello quiero agradecer a quienes hicieron que este proyecto tuviera éxito:

  • Salvador Jover Carreres (Alicante España)
  • Xavier Martínez Garsaball (Andorra la Vella)
  • Germán Estévez (Barcelona España)
  • Jhonny Arley Suárez Gutiérrez(Cali, Colombia)
  • Gabriela Olivas Aguirre (CMDX. México)

 

Si deseas descargar el libro, puedes hacerlo de manera gratuita desde la página de embarcadero: https://cc.embarcadero.com/item/30796

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