Kanban, Scrum – La importancia de Limitar el Trabajo en Proceso

Sobre limitar el trabajo en proceso existe bastante documentación pero considero que la referencia hecha por Fernando Llopis en su libro “Lean, Kanban y Scrum. Gestión de equipos ágiles” es sumamente esclarecedora: la escena en la fábrica de la película Tiempos modernos protagonizada por Charles Chaplin.

En términos de manufactura, el proceso en trabajo o WIP (Acrónimo de Work in Progress) son los insumos a la espera de ser procesados. Podemos considerar entonces de manera general que son todas las tareas o actividades en espera de ser atendidas. Estas tareas pueden ser el desarrollo de un módulo, componente de un sistema, o las pruebas de un módulo ya desarrollado.

Regresando al video, el trabajo en proceso son todas las piezas en la banda que esperan ser ajustadas por Chaplin para continuar al siguiente operador. Como vimos en el video, si uno de los operadores no completa sus tareas impacta a los demás operadores de la linea de producción. En un proyecto de software sucede lo mismo, si no configuramos adecuadamente el WIP en cada columna de nuestro tablero Kanban, corremos el riesgo de saturar de tareas  a uno o más miembros del equipo de trabajo y generar tiempos de baja productividad.

Como ejemplo de un WIP mal planeado plantearemos el siguiente escenario: Un área de desarrollo de software cuenta con una pila de trabajo de 11 tareas. Cada tarea se corresponde con un módulo a desarrollar que deberá ser probado antes de ser integrado en un solo ejecutable para ser puesto en producción. El equipo de trabajo consiste de:

  • 5 Desarrolladores
  • 1 Tester

El tablero creado para este proyecto no define límite de trabajo en proceso es el siguiente

Como es de esperar, el equipo de desarrollo realizará sus tareas de forma mucho más rápida de la que el tester podrá avanzar llegando a un punto en el que se genera tiempo sin actividad debido a que el equipo de desarrollo debe esperar a que el tester finalice sus tareas de revisión para comenzar con el proceso de integración…

Para evitar que el equipo de desarrollo tenga esta pérdida de productividad debido al tiempo de espera podemos realizar algunos ajustes como:

  • Limitar el Wip en la columna Hecho a 5.
  • Limitar el Wip de la columna en Prueba a 3.
  • Aprovechar que los equipos de desarrollo son multidisciplinarios.

Al realizar estos ajustes tendremos una alerta de sobrecarga cuando las tareas sobrepasen el WIP:

 

En este punto es donde podemos aprovechar la autogestión de nuestro equipo de desarrollo y sus características multidisciplinarias para ejecutar tareas de testing y garantizar que el flujo de trabajo se mantenga como se puede observar en la siguiente imagen:

 

Kanban crea grupos autogestionados que al tener correctamente definido su WIP, puede realizar las actividades necesarias para mantener un correcto flujo de trabajo que evite el desperdicio de tiempo o baja productividad.

Por último, algunos consejos para definir nuestros límites de trabajo en proceso son:

  • Identificar el número de personas destinadas al proceso.
  • Identificar el grado de colaboración entre las personas del equipo.
  • Medir los tiempos de ciclo en cada sprint.
  • Probar, probar y probar.

El último consejo es el que más debe ser aplicado debido a que no existe una fórmula que nos permita calcular los límites. Por ello solo a través de la experiencia y un mayor conocimiento de nuestro equipo de trabajo es que podremos realizar los ajustes de nuestro tablero kanban.

 

Si deseas saber más te recomiendo leer los siguientes enlaces:

Lean Six Sigma TOC. Simplificado.PYMES.

Lean, Kanban y Scrum.: Gestión de equipos ágiles

Kanboard

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