Kanban – Gestión de proyectos con kanboard

Este artículo te será de gran ayuda si:

  • Estás pensando iniciar la administración de tus proyectos de Software usando metodologías ágiles.
  • SCRUM generó frustración en tu equipo de desarrollo y estás buscando una alternativa.
  • Formas parte de un pequeño equipo de desarrollo que desea administrar mejor sus procesos.
  • Deseas aprender más sobre Kanban.
  • Eres un desarrollador independiente saturado de trabajo y demoras en las entregas.

Kanban es una metodología basada en el método “Justo a Tiempo” desarrollada en Japón a partir de la experiencia de éxito en la fábrica de autos Toyota.

Kanban a diferencia de Scrum, es menos restrictiva y más adaptativa, ello quiere decir que no establece tantas reglas y roles como lo hace Scrum por lo que permite que lo adaptes a tu contexto siempre y cuando se apliquen las 3 reglas de Kanban:

  • Mostrar el proceso
  • Limitar el trabajo en curso
  • Optimizar el flujo de trabajo

Aún cuando Kanban no define roles, iteraciones,o reuniones, es importante aclarar que ello no significa que no están considerados sino que estos pueden ser adaptados al marco de trabajo de Kanban.

Para mostrar las bondades de esta metodología en equipos pequeños de desarrollo o áreas de desarrollo que mezclan actividades de operación con desarrollo, usaré Kanboard.  Kanboard es un tablero Open source que permite gestionar procesos usando Kanban o Scrum si lo ajustas para ese objetivo.

Escenario.
El área de Sistemas de la empresa X se encuentra desarrollando un módulo del sistema de ventas y ha recibido varías solicitudes de cambios del módulo de Recursos humanos del CRM que han desarrollado. El equipo se compone de tres desarrolladores que mezclan actividades de corrección de errores y desarrollo de aplicaciones.

Mostrar el proceso.

La primera regla de Kanban establece que el proceso debe estar visible para los miembros del equipo. Para ello se usan tableros con post-its que muestran las diferentes tareas a desarrollar en las distintas fases del proceso.  Así que lo primero será definir las fases del proyecto que serán:

  • Pila de solicitudes o Backlog. Aquí colocaremos las solicitudes que nos hagan durante el proceso diario.
  • Pendientes. Aquí colocaremos las tareas seleccionadas para comenzar a desarrollar. El equipo de desarrollo tomará sus tareas de esta columna.
  • En Proceso. Aquí se colocarán las tareas una vez que comiencen a ser codificadas.
  • Pruebas. Aquí colocaremos las tareas cuya codificación haya finalizado y se encuentre en proceso de pruebas.
  • A Producción. Finalizada la codificación y pruebas, colocaremos aquí las tareas que están en proceso de liberación a producción.

 

Con lo anterior podemos agregar las tareas a nuestra pila de solicitudes:

Ventas – Crear Catálogo de clientes.
Ventas – Crear Catálogo de productos.
Ventas – Crear Pantalla de inventario físico
Ventas – Crear Pantalla de ventas.
Ventas – Crear Pantalla de facturación electrónica.
RH – Crear Registro rápido de inasistencias
RH – Crear Registro de solicitud de vacaciones.
RH – Corregir error en el cálculo de impuestos Nómina.

 

Limitar el trabajo en curso
Es importante que cada miembro del equipo de trabajo tenga asignada una actividad a desarrollar y solo una ya que somos monoproceso. Podemos tener asignadas varias actividades pero solo es posible desarrollar una a la vez por lo que la sobre carga de trabajo reduce nuestra eficiencia. Por ello podemos establecer que el Wip para cada columna es de 3 actividades simultáneas, considerando que tenemos un equipo de 3 desarrolladores.

Si estás considerando aquellas situaciones en las que se debe dar solución urgente a errores en las aplicaciones, puedes agregar una columna llamada En Espera o Pendiente para colocar allí las tareas iniciadas que deben ser pospuestas por una actividad considerada urgente.

Nuestro tablero en kanboard una vez que iniciamos el proceso se vería así:

 

Optimizar el flujo de trabajo.

Kanban es una metodología adaptativa y empírica y por ello optimizar el flujo de trabajo tendremos que conseguirlo a través de la experiencia y uso continuo de la herramienta. Es importante para ello que una vez finalizado un periodo de actividades evaluemos los días que tomó desarrollar el proyecto desde el levantamiento de requisitos hasta la liberación a producción, detectemos los cuellos de botella y la sobrecarga de trabajo. Para esto Kanboard nos ofrece la analítica suficiente para realizar el análisis del proceso y realizar los ajustes necesarios. Esto en scrum es conocido como revisión del sprint.

Distribución del trabajo:

Diagrama de carga acumulada.

 

Tiempo promedio de tareas a cada columna.

 

Con esta breve introducción considero que puedes comenzar a dar tus primeros pasos en esta metodología y usar kanboard para gestionar tus procesos.  Por último recomiendo la lectura del siguiente libro en español que proporciona una visión mayor de Kanban y Scrum.

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