Cómo organizar retrospectivas efectivas.

Hace un par de semanas asistí a un taller de retrospectivas impartido por Jorge Hernán Abad Londoño quien es Coach ágil. El taller fue organizado por la comunidad @agilesmexico y ya que el taller resultó sumamente enriquecedor decidí redactar esta entrada.  El objetivo de esta entrada es compartir la valiosa herramienta que Jorge mostró en el taller para organizar mejores retrospectivas por lo que si ya has organizado una o  nunca lo has hecho , este artículo puede ser de gran ayuda.

¿Qué son las retrospectivas?

Una retrospectiva es la revisión reflexiva de un suceso ocurrido en tiempo pasado con el objetivo de analizar los errores y aciertos durante el evento. Desde la visión de metodologías ágiles, una retrospectiva es una reunión al finalizar un sprint, proyecto o ciclo cuyo objetivo es analizar:

  • Qué se hizo mal .
  • Qué se hizo bien.
  •  Qué se debe mejorar.
  • Qué se logró con la retrospectiva anterior.

En la reunión de retrospectivas debe participar el equipo de desarrollo y un facilitador encargado de medir tiempos y armar los escenarios para las 5 fases propuestas por Diana Larsen y Esther Derby en su libro Agile Retrospectives Making Good Teams Great. Este responsable además ayudará al grupo a establecer las conclusiones y el plan de acciones a seguir, así como documentar la información generada durante la reunión.

IMPORTANTE. 

  • Una retrospectiva debe prepararse con anticipación.
  • Una retrospectiva NO es para buscar culpables.
  • No es una reunión sin lograr un plan de acción.
  • No es un Sprint Review.

¿Por qué hacer retrospectivas?

Para mejorar. Uno de los elementos de las metodologías ágiles es la mejora continua y en ese sentido las retrospectivas son uno de los artefactos fundamentales para lograrlo. Una vez que un equipo de trabajo inicia sus retrospectivas obtiene los siguientes beneficios:

  • Se logra un entendimiento profundo del éxito o fracaso de un sprint.
  • Se identifican los problemas y las causas que los generaron permitiendo con ello elaborar planes de acción para evitarlos.
  • Se identifican buenas prácticas que pasan a formar parte de la cultura del equipo.
  • Se pueden anticipar riesgos en el siguiente sprint.
  • Se incrementa la calidad del producto.
  • Se mejora la comunicación del equipo.

No hacerlas nos lleva a correr el riesgo de repetir errores que pueden poner en riesgo el éxito de nuestros proyectos.

¿Cómo organizo una retrospectiva?

Aquí está el mayor valor de esta entrada. Como mencioné previamente una retrospectiva consta de 5 fases las cuales fueron propuestas por Diana Larsen y Esther Derby en su libro Agile Retrospectives Making Good Teams Great y para organizar estas fases podemos hacer uso de las actividades desarrolladas en Retromat que considera las 5 fases y resulta de gran ayuda en la organización. Las actividades propuestas que seguiré en este artículo podrás encontrarlas en el siguiente enlace: 2-78-9-88-14

Organizando la retrospectiva a través de las 5 fases:

  • Armar el escenario. En esta fase se establece el objetivo que puede ser:
    • Identificar qué se está haciendo bien.
    • Identificar qué se está haciendo mal.
    • Evaluar el sprint.
    • Buscar áreas de mejora.

El facilitador además de establecer el objetivo, define el tiempo destinado a la retrospectiva e identifica el ánimo de los participantes respecto al sprint. Retromat propone hacer un informe meteorológico: “Los participantes indican su estado ‘meteorológico’ (estado de ánimo) en una pizarra. “

  • Recolectar Datos. En esta fase los participantes recuerdan datos y estados de ánimo durante el sprint. Datos que pueden incluir:
    • Decisiones que se tomaron.
    • Estados de ánimo.
    • Actividades no terminadas.
    • Reuniones.

Retromat para esta fase propone la actividad “Las 4 As – Amado, Aprendido, Ausente, Anhelado” Que consiste en evaluar lo siguiente respecto al sprint:
¿Qué me gusto (Amado)?
¿Qué aprendi (Aprendido)?
¿Qué ha escaseado (Ausente)?
¿Qué se ha echado en falta (Anhelado)?
Las respuestas se escriben en post-its que serán colocados en una pizarra para luego ser evaluado y alcanzar conclusiones que serán usadas en la siguiente fase.

  • Indagar, entender qué pasó. En esta fase se busca entender por qué las cosas pasaron como pasaron. En esta fase se busca identificar tendencias y entender cómo impactan las actividades que se han realizado durante el sprint.

Retromat propone para esta fase la actividad “Matriz de Aprendizaje” que consiste en hacer una tormenta de ideas a partir de los datos obtenidos durante la fase 2. Los post-its que hayan resultado de esta lluvia de ideas se colocan en un cuadrante como el de la siguiente figura y serán usados en la siguiente fase.

  •  Decidir qué hacer. Con la información de la fase previa, se vota por los más relevantes para trabajar en ellos y se elabora un plan de acción. Esto es importante pues una retrospectiva sin plan de acción no sirve.

Retromat propone la actividad “El Mundial de los Impedimentos”. Se prepara una pizarra con cuartos de final, semifinal y final. Se escriben acciones y estas son colocadas en la pizarra de tal manera que se voten las acciones hasta obtener un ganador que es la acción a realizar en el siguiente sprint. Se pueden considerar el segundo y tercer lugar si se desea ejecutar más de una acción.

  • Cerrar la retrospectiva. En esta última fase se elabora el registro de la retrospectiva con evidencia fotográfica, los compromisos y acciones a realizar y además se califica la retrospectiva.

Retromat propone para esta actividad “Puerta del Feedback” que consiste en medir la satisfacción del equipo en una escala del 1 al 5. Se pide a los participantes que califiquen la retrospectiva en un post-it y lo peguen en una pizarra.

Organizar retrospectivas tiene muchos beneficios por lo que si aún no organizas una, puedes guiarte con la ayuda de Retromat para organizar una retrospectiva efectiva y divertida que permita a tu equipo mejorar en sus proyectos.

Si deseas saber más:

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